אישורי הגעה הם עניין מהותי ורגיש עבור כל מארח אירוע, וסביר לחלוטין שנושא זה יעסיק ויגרום לחששות.
למארחים יש לעתים קרובות שאלות וחששות רבים שמתערבלים בראשם: "מי ישתתף ומי לא?", "לכמה אורחים עלינו לצפות?", ו"האם נגיע למספר האורחים המינימלי שסיכמנו?".
כדי לקבל בהירות לגבי נוכחות האורחים, חובה להבטיח אישורי הגעה. בעבר,
זה היה כרוך במתן מספרי קשר של הורים או אנשים אמינים אחרים לאישור, אבל היום,
זה דורש תשומת לב רבה יותר.
התהליך כרוך בהקדשת זמן ניכר (שלעתים קרובות מועט) ליצירת קשר עם כל אורח,
החל מדודות בחיפה, דרך חבריו של אבא מהצבא ועד לשכנים בקומה הראשונה.
מלבד העובדה שזה גוזל זמן רב ודורש הקשבה פעילה,
אורחים רבים מוצאים את זה מאתגר להודיע למארחים שהם לא יגיעו לאירוע.
בין אם מסיבות פיננסיות, אישיות או תזמון, קשה לאנשים מסוימים להיות כנים לגבי התוכניות שלהם.
כתוצאה מכך, הם עשויים לאשר את נוכחותם גם אם הם לא מתכוונים להשתתף,
מה שיגרום למארחים לכלול אותם בספירת האורחים הסופית ועלול לגרום להפסדים כספיים.